Estoy seguro de que sabes lo que es estar en «la zona». Es el lugar mágico donde estás trabajando o jugando y el tiempo desaparece y estás 100% concentrado en la tarea que tienes entre manos. Puedes experimentar la zona mientras escribes, pintas, esquías o trabajas en un proyecto. De repente. ¡Kapow! Algo te saca de ahí. Una llamada telefónica, una llamada cercana con otro esquiador, un colega molesto, una súbita realización de que se suponía que te ibas a ir hace 30 minutos.
La mayoría de nosotros raramente entramos en «la zona». La «Norma» está constantemente revisando el correo electrónico, respondiendo llamadas, corriendo de una reunión a otra, revisando nuestras redes sociales, blogs, noticias, etc. La mayoría de nosotros ni siquiera ponemos el tiempo de trabajo en nuestros calendarios, si no hay reuniones lo llamamos «tiempo libre». Para la mayoría de nosotros nuestro enfoque está demasiado fragmentado a través de demasiados compromisos. Pensamos que somos multitarea cuando en realidad vamos de una cosa a otra, o «tarea en serie».
La clave para entrar en «la zona» y súper cargar tu productividad es desfragmentar tu tiempo. La agencia de publicidad Limón Publicidad nos da algunos consejos.
Planea: Planea tu semana el domingo o el lunes. Calcula las 3 o 4 tareas más importantes de la semana y cuánto tiempo te llevará completarlas. Ponga el tiempo de trabajo en el mayor número posible de partes en su calendario para cada tarea. Considere ese tiempo como reservado y no disponible para reuniones.
Concéntrese: Durante ese tiempo apaga tu correo electrónico, teléfono y todas las distracciones. Trabaja en esas tareas. Cada día haga una lista de 2 o 3 tareas de máxima prioridad y céntrese en las primeras.
Comparta la información: Establece de 3 a 4 veces durante el día cuando vas a revisar tu correo electrónico, correo de voz, Twitter, blogs, todas las fuentes de información, hacer llamadas, etc. Mantenga listas de pequeñas tareas y durante estas horas designadas ataquelas ferozmente.
Organízate: Mantén tu bandeja de entrada vacía. Ha, suena como una tarea imposible. El hecho es que si no tienes tiempo para ocuparte de un correo electrónico ahora, entonces ciertamente no tienes tiempo para ocuparte de él dos veces. La buena noticia es que la mayoría de los clientes de correo electrónico tienen búsqueda. Para vaciar su bandeja de entrada seleccione todo lo que tenga más de dos semanas de antigüedad y muévase a una carpeta llamada «viejo». Luego repasa el resto y para cada ítem sigue el consejo de «David Allen’s Getting Things Done», «Hazlo, bórralo, delega o aplaza para el futuro». En caso de duda, archiva.
Comuníquese: Hazle saber a la gente que intentas estar más concentrado y entrar en «la zona». Puede que quieras enviar un correo electrónico a todos diciendo que estás revisando tu correo electrónico y tu buzón de voz a las 10, 12, 2 y 4 con instrucciones de cómo contactarte en caso de emergencia. Agradézcales por entender su necesidad de estar enfocados para obtener mejores resultados en el trabajo.
Este enfoque te pondrá en «la zona» y pasarás más tiempo en el 20% de nuestra vida que produce más resultados.
El Principio de Pareto o la regla 80/20 que establece que para muchos eventos, aproximadamente el 80% de los efectos vienen del 20% de las causas. Vilfredo Parety fue un economista italiano que notó que el 80% de sus tomates provenían del 20% de sus plantas de tomate. La teoría se aplicaba a la mayoría de las cosas, incluyendo la propiedad de la tierra en Italia. La organización de ventas típicamente nota que el 80% de los ingresos son generados por el 20% de los ejecutivos de ventas.
Si eso es cierto, significa que en una semana típica de 40 horas, 8 horas producen el 80% del resultado. Eso significa que podríamos trabajar 2-3 días a la semana y tener casi el doble de resultados.
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